1. La Governance come fattore di successo nel Project Management
2. Approccio e metodologia per un efficace processo di Project Management
3. Project Management, i punti di forza: persone, processi e tecnologie
4. Il valore strategico del Project Management secondo Pat
Nel panorama aziendale, il Project Management rappresenta un insieme di conoscenze, abilità, strumenti e tecniche applicate alla gestione di un progetto per soddisfarne i requisiti.
Si tratta di un processo strutturato che guida il progetto dalla sua ideazione alla sua conclusione, garantendo il raggiungimento degli obiettivi prefissati entro i tempi, i costi e le risorse stabilite.
Anche nell’ambito delle strategie digitali e dei servizi IT, l’obiettivo del processo di Project Management è quello di gestire con rigore operativo, un ecosistema complesso di informazioni, utilizzando con efficienza le risorse coinvolte, controllando i costi, l’avanzamento delle attività progressive in conformità alle tempistiche programmate.
La Governance come fattore di successo nel Project Management
Project Management oggi significa orchestrare una molteplicità di fattori, fortemente interdipendenti, che necessitano di essere risolti con un approccio strutturato che segue delle best practice definite.
Il framework ITIL offre una raccolta di procedure per il Service Management: queste pratiche comprendono una varietà di attività, processi e policy progettate per fornire struttura e stabilità ai servizi IT di un'organizzazione.
Anche il processo di Project Management è definito all’interno di ITIL e ha come obiettivo la fornitura efficiente ed efficace di servizi. I progetti, in questo settore, sono definiti come miglioramenti o innovazioni del servizio, che possono portare nuovo valore e aiutare a raggiungere gli obiettivi strategici di un'organizzazione.
Programmazione, pianificazione, allocazione delle risorse e consuntivazione fanno parte di un unico processo nativamente integrato e funzionale che mira a diminuire le inefficienze di business.
Di seguito, i 4 punti cardine per un processo ottimale di Project Management:
#1 Pianificazione agile
Un sistema evoluto di pianificazione dell’esecuzione del progetto rappresenta l’anima di un Project Management efficiente.
Non si tratta solo di identificare le risorse necessarie per definire su basi concrete l’organizzazione temporale delle attività ma significa essere più agili nel presidiare l’avanzamento reale rispetto a quello pianificato, attivando prontamente opportune azioni correttive in caso di situazioni problematiche.
#2 Definizione delle priorità
Un aspetto fondamentale del Project Management è quello di stabilire le priorità rispetto al portafoglio progetti in modo da trasmettere la conoscenza degli obiettivi alle persone coinvolte e indirizzare l’effort in caso di conflitti.
#3 Monitoraggio dello stato di avanzamento
Dopo la pianificazione di un progetto, occorre monitorare l’avanzamento.
Questa fase permette di monitorare la durata prevista contro la durata effettiva ma anche a valutare i costi stimati rispetto ai costi reali.
#4 Condivisione e sincronizzazione
Una forte mancanza di integrazione fra gli attori di riferimento comporta una notevole frammentazione e duplicazione delle informazioni.
Il processo diventa funzionale ed efficiente grazie a strumenti che permettono di condividere e sincronizzare le informazioni in modo tale che risultino sempre aggiornate per tutti.
L'implementazione di ITIL, nel Project Management semplifica, inoltre, l'azione e le decisioni migliori per gli stakeholder.
Project Management, i punti di forza: persone, processi e tecnologie
Il Project Management è un insieme di attività che permettono, coordinate tra loro, di arrivare a realizzare con successo determinati progetti.
Molte organizzazioni fanno fatica, però, a capire come controllare il successo e la redditività dei loro progetti e il motivo è molto semplice. La perdita di vista di quelli che sono i veri pilastri sui quali è fondato il Project Management: le persone, i processi e la tecnologia.
Per le aziende che desiderano implementare nuovi obiettivi strategici, è importante sapere che persone, processi e tecnologia sono gli agenti di cambiamento che devono essere identificati come catalizzatori per il successo.
Diamo quindi un’occhiata più da vicino agli attributi fondamentali del Project Management d’eccellenza: “People, Process, Technology” sono i tre elementi che dovrebbero essere alla base di una collaborazione sinergica volta a plasmare il corso e il risultato di un progetto, dalla sua fase di concezione alla sua realizzazione.
Persone: le persone sono il cuore di un’efficace gestione dei progetti. Ogni persona che compone il team deve avere un ruolo ben definito e responsabilità chiare al fine di raggiungere gli obiettivi stabiliti e chiudere il progetto.
Processi: la componente legata ai processi rappresenta il fulcro strutturale su cui si basa l’efficienza e la coerenza dell’intero progetto che guida il flusso di lavoro, chiarendo come il lavoro in ambito progettuale deve essere svolto.
Tecnologia: introdurre nuove tecnologie e perfezionare quelle esistenti è fondamentale per raggiungere gli obiettivi del progetto. Inoltre, l’adozione di tecnologie emergenti come l’Intelligenza Artificiale Generativa non solo aumenta l’efficienza, ma consente al team di affrontare sfide complesse in modo più creativo ed efficace.
L’integrazione dell’IA nei sistemi di Project Management può aiutare le organizzazioni a ottimizzare la pianificazione, l’esecuzione e il monitoraggio dei progetti, migliorando la produttività e la capacità di previsione.
Approccio e metodologia per un efficace processo di Project Management
Come precedentemente descritto, ITIL agevola il Project Management mediante linee guida definite, ma richiede la consapevolezza del supporto e dei servizi IT per comprendere le esigenze specifiche dell'azienda.
L’approccio determina le fasi tradizionali del ciclo di vita del progetto: definizione, pianificazione, consegna (con monitoraggio e controllo) e chiusura. Tali fasi rappresentano i diversi passi che si compiono per passare dall'inizio al completamento. Comprenderle aiuta nella creazione di piani di progetto più accurati, a stimare tempistiche più realistiche e a gestire i progetti in modo strategico e organizzato.
Ogni progetto varia leggermente a seconda del lavoro che si sta svolgendo, del team di cui si fa parte e di come collaborano i membri. Tuttavia, il processo di gestione dei progetti può essere suddiviso in cinque fasi principali:
1. Avvio del progetto. Durante la fase di avvio, vengono stabiliti gli obiettivi, le esigenze, i vincoli, gli stakeholder, i benefici e i rischi di un progetto. È importante identificare i benefici e i costi associati ai deliverable del progetto.
2. Pianificazione del progetto. La pianificazione è una fase fondamentale per un Project Management di successo in cui si stabiliscono i requisiti e i criteri per la riuscita del progetto. Durante la fase di pianificazione, viene creato il piano di progetto e identificati i traguardi chiave, allineando i costi per raggiungere gli obiettivi di business.
3. Esecuzione del progetto. È la fase principale del progetto, durante la quale è indispensabile collaborare con il team alla realizzazione dei deliverable, nella gestione delle risorse, nella gestione del tempo e nella gestione delle attività.
4. Performance del progetto. Questa fase richiede un monitoraggio e un controllo dettagliati degli aspetti del progetto, quali ambito, costo, rischio, qualità e qualsiasi modifica richiesta. La creazione dei resoconti avviene durante e dopo la fase di esecuzione. Nel corso del progetto, i resoconti aiutano a seguire la direzione giusta, e ad aumentare la visibilità interfunzionale sul lavoro. In seguito, una volta concluso il progetto, è possibile riportare i passaggi seguiti e scambiare idee con gli stakeholder su come migliorare nei progetti futuri.
5. Chiusura del progetto. Una volta terminato il progetto, è consigliato dedicare del tempo a un debriefing con le parti interessate del progetto, al fine di acquisire le lezioni apprese.
Il valore strategico del Project Management secondo Pat
Il modulo di Project Management di HDA per il Service Management consente di gestire i progetti delle differenti aree aziendali e, mediante il diagramma di Gantt, dispone di ogni strumento utile per facilitare una gestione dei progetti accurata, incentrata sulle risorse, sulla loro disponibilità e sulle loro competenze.
Di seguito un elenco delle principali funzionalità:
Interfaccia del Project Management
Ogni singolo Project in HDA fornisce informazioni immediate sullo stato dei progetti in corso: Stato, Priorità, Costi, Tempistiche.
Gestione delle risorse coinvolte
Tracciatura delle risorse coinvolte, nel rispetto del ruolo assunto nel contesto del progetto. Definizione di Skill/competenze e guida alla selezione degli utenti «compatibili».
Planning e Assegnazione Task
Visibilità nel planner, con vista mensile, settimanale e giornaliera delle risorse coinvolte nel progetto. Dettaglio approfondito della disponibilità o occupazione di ogni singola risorsa per una corretta assegnazione dei Task.
Gestione dei costi
Ogni singolo progetto in HDA fornisce informazioni precise sui costi del progetto: Valore Iniziale, Andamento dei costi stimati, Tipologie di costi.
Gestione delle relazioni
Inserimento delle relazioni con Incident, Problem o Change correlati al progetto.
Gestione repository documentazione
La documentazione di progetto può essere gestita in modo da mantenere legata al progetto tutta la documentazione di riferimento.
Gestione attività
Il Quick Tasks permette agli operatori di consultare nella propria agenda le attività di progetto schedulate e di inserire le ore di lavoro effettive, per avere una consuntivazione precisa e aggiornata.
Program Management
Una corretta programmazione del progetto avviene mediante un Planning con visualizzazione Gantt. In questo modo si ha visivamente un controllo completo della pianificazione per allineare team e task.
Kanban
La funzionalità Kanban è utile per poter organizzare le attività degli utenti e gestire più facilmente l’assegnazione e l’avanzamento delle attività schedulate.
Scopri il Project Management di HDA e ottieni una pianificazione ottimale dei progetti dall’assegnazione alla consuntivazione!