1. Onboarding come processo strategico per l’azienda?
2. Onboarding come processo interdipartimentale: dall’HR all'IT
3. Gestire l’Onboarding con una soluzione di Service Management.HelpdeskAdvanced in azione.
L’Employee Onboarding, che letteralmente si può tradurre con “avviamento del dipendente”, fa riferimento a tutte le best practice che al giorno d'oggi sono ormai considerate cruciali per poter accogliere nel migliore dei modi i neoassunti all’interno di un’azienda.
Lo sviluppo di un piano di Onboarding aziendale funzionale non è affatto semplice. Per farlo, è necessario che l'organizzazione fornisca tutto il necessario per avviare correttamente l'inserimento della nuova risorsa, dalla contrattualistica ai tool da configurare, dagli asset da assegnare alle procedure da condividere.
In più, è compito di chi assume trasmettere tutte le competenze necessarie per iniziare ad operare con successo, sentendosi parte integrante del gruppo e della cultura aziendale.
Il segreto per creare un ambiente di lavoro positivo e a ridurre il tasso di turnover, garantendo vantaggi sia per l'azienda che per il dipendente, rimane quello di coinvolgere attivamente il nuovo dipendente a partire dal primo giorno di lavoro.
Tutti gli aspetti che abbiamo appena menzionato devono essere necessariamente personalizzati in base al profilo della nuova risorsa e del reparto in cui devono operare.
Onboarding come processo strategico per l’azienda?
In breve, che cosa è l'Onboarding? Con Onboarding si intende dunque l’insieme di procedure, attività, servizi e iniziative avviate dall’azienda per guidare in maniera efficace l’inserimento di un nuovo dipendente.
Una procedura così fondamentale non può e non deve essere lasciata al caso ma va pianificata con attenzione in ogni tipo di azienda, indipendentemente dal numero di dipendenti che lavorano al suo interno.
Perché l’Onboarding è un processo altamente strategico? Innanzitutto, il suo corretto svolgimento può portare a una sostanziale riduzione dei costi. I processi di selezione tradizionali, infatti, risultano molto costosi perché richiedono spesso l'utilizzo di molteplici risorse.
Spesso, però, l'onboarding dei neo-dipendenti non viene gestito in maniera corretta. Come si cita questo report redatto da Kronos: il 76% degli HR Leaders afferma che le pratiche di Onboarding vengono “sotto-utilizzate” nella propria azienda.
Si legge inoltre, che il 36% dei professionisti delle Risorse Umane indica la mancanza della corretta tecnologia, come il motivo principale dell’incapacità di automatizzare e organizzare i programmi in fase di Onboarding.
Onboarding come processo interdipartimentale: dall’HR all'IT
Quando si parla di inserimento di un neo-assunto e coinvolgimento dei dipendenti, il fattore umano rimane senza dubbio fondamentale e coinvolge primariamente il dipartimento delle Risorse Umane. Vi sono però attività e compiti che devono essere necessariamente delegati al reparto IT o ai Sistemi Informativi per ridurre il numero di errori e dimenticanze.
L’Onboarding è un processo interdipartimentale che attiva, in momenti diversi, richieste di servizi o dotazioni aziendali coinvolgendo diversi uffici (HR, Facilities, IT, Amministrazione, ecc.).
Quanti e quali richieste può ricevere l’IT per un nuovo assunto? Moltissime! In base alle mansioni che questa risorsa dovrà svolgere all'interno dell'organizzazione, vengono attivati diversi tipi di richiesta. Vediamo alcuni tra i casi più comuni:
- l’acquisto e il setup del pc, laptop o mobile;
- l’installazione di software a applicazioni;
- l’accesso a reti o VPN.
Se questo tipo di processo non dovesse essere orchestrato correttamente tramite l'utilizzo di un apposito tool, anche l'inserimento in azienda di un nuovo collega del reparto IT può trasformarsi in una procedura macchinosa e inefficiente.
Gestire l’Onboarding con una soluzione di Service Management.HelpdeskAdvanced in azione.
Il processo di Onboarding dei dipendenti, se non ben gestito, può diventare complicato e richiedere molto tempo. Una soluzione di Service Management può coordinare queste procedure snellendo e automatizzando le richieste di servizi.
In questo modo, i diversi reparti coinvolti possono agevolmente configurare flussi di lavoro digitali e gestire numerosi eventi e task per l’Onboarding, il tutto in un'unica piattaforma centralizzata. La soluzione di Service Management di Pat, HelpdeskAdvanced, dispone di funzionalità di Onboarding grazie al suo Portale e Catalogo Servizi.
Con il nostro prodotto è possibile automatizzare e disegnare processi aziendali come Onboarding, Offboarding, trasferimenti, permessi e molto altro. Attraverso queste funzionalità, si migliora notevolmente la produttività in tutta l’azienda fornendo un servizio rapido ed estremamente efficiente.
Attraverso il Portale e il Service Catalog, il responsabile delle risorse umane può attivare le informazioni sul nuovo dipendente e sulla relativa dotazione a cui dovrà accedere. Questo scatenerà una serie di specifiche richieste ai responsabili degli altri dipartimenti coinvolti: la dotazione di Asset IT, i badge identificativi, la documentazione a cui accedere, la rete o VPN cui fare accesso, ...
HelpdeskAdvanced per l’Onboarding, coordina quindi un iter di richieste automatizzate a cui sono associati dei particolari SLA da rispettare per una corretta evasione.
Attraverso la funzionalità di Onboarding di HelpdeskAdvanced, si otterranno i seguenti vantaggi:
- Mettere in comunicazione le risorse e allineare i dipartimenti coinvolti nell’orchestrazione delle attività di Onboarding
- Attivare processi personalizzati in base al profilo e al ruolo dell’assunto
- Velocizzare la predisposizione dei servizi e degli asset che saranno assegnati alla nuova risorsa
- Migliorare la soddisfazione dei dipendenti, che attraverso il Catalogo Servizi, possono richiedere nuovi servizi o attivare delle pratiche
- Incrementare la produttività aziendale nei reparti HR, IT e altri, mediante l'automatizzazione dei processi interdipartimentali