Il Change Management è uno dei più importanti processi all’interno del Service Management. Rappresenta la modernità. È l’innovazione. Rispecchia il cambiamento.
Evolve favorendo nuovi equilibri e assetti organizzativi. E richiede che le procedure siano conosciute a coloro che ne saranno coinvolti, pianificate da chi se ne prenderà carico, eseguite con metodo da quanti avranno il compito di realizzare il processo.
Serve una metodologia per supportare la buona riuscita del Change Management? Sì, è indispensabile, come dice Kelly A. Morgan
Changes are inevitable and not always controllable. What can be controlled is how you manage, react to and work through the change process
Il Change Management guida la transizione di risorse, assetti, situazioni e relazioni da uno stato ad una condizione desiderata. Tra i suoi obiettivi, il Change mira a coinvolgere i soggetti aziendali nel processo stesso, per far sì che meglio comprendano, accettino e favoriscano i cambiamenti che ne verranno.
David Cotgreave sottolinea, nel suo articolo, la presenza costante e quotidiana del Change Management nelle attività aziendali. Affinché il processo funzioni, deve essere eseguito nel minor tempo possibile, senza sacrificarne l’efficienza. I suoi effetti influenzeranno opinioni e aspettative dei soggetti aziendali, coinvolti nel Change, nei confronti dell’owner del processo, ossia l’IT.
L’IT in primis, che segue punto per punto il completamento del Change, deve avere ben chiari i benefici del cambiamento e trarne valore.
Branimir Valentic raccoglie alcuni importanti spunti che identificano i vantaggi che il Change Management può portare alle aziende e noi ve li vogliamo proporre:
Customer Satisfaction
La soddisfazione degli utenti è direttamente proporzionale all’efficienza che il processo di Change porta con sé. Un cambiamento inconsistente viene letto come fallimento e causa negli utenti una perdita di fiducia e di credibilità nei confronti di chi ha sostenuto l’importanza del processo.
Protezione dei servizi, degli item, delle risorse legati al Change
L’IT e le persone coinvolte nella gestione del Change sanno che molti elementi e situazioni aziendali sono in gioco. Ipotizzare un piano di azione e gestirlo come un progetto aiuta a individuare servizi, asset, persone, tempi che ruoteranno intorno al cambiamento, che beneficeranno dell’impatto. Se il Change venisse governato senza seguire una procedura automatizzata e ben strutturata, causerebbe l’insuccesso del processo e soprattutto scatenerebbe problemi, incident ed eventi che l’IT dovrà repentinamente risolvere.
Riduzione del numero di cambiamenti non autorizzati
I Change, per avere un esito efficiente e sostenibile, devono prevedere una pianificazione di azioni e attività. Con esse, deve essere definito il gruppo di risorse che all’interno del processo si prenda carico di portare a compimento la pianificazione del cambiamento, con la supervisione di persone che avranno il compito di autorizzare i processi.
Nulla deve essere lasciato al caso. Tutto deve essere definito, pianificato, autorizzato e monitorato. Le ripercussioni del Change possono essere molte. Se non governato adeguatamente, il processo può scatenare impatti imprevedibili e importanti sulle normali dinamiche aziendali.
Vicino ai cambiamenti del business
La parola d’ordine è “tempestività”. Le dinamiche aziendali cambiano. Il business, più di tutte le aree organizzative, trascina il cambiamento ponendolo ai primi posti delle sue priorità. E l’IT è chiamato a seguirne i ritmi e le esigenze. Come si traduce questa dinamica all’interno del Change Management?
L’IT deve garantire prima di tutto un’interfaccia (all’interno di una soluzione di Service Management) che possa accompagnare gli utenti del business nella loro esigenza di cambiamento. Conseguentemente, è necessario definire ogni singolo step del Change all’interno di un flusso standard che ne automatizzi il completamento, al fine di garantirne efficienza, correttezza e controllo.
Da ultimo, ma non meno importante, l’IT deve essere proattivo nei confronti delle richieste del cambiamento del business, avendo già a disposizione un piano di azione pronto ad essere eseguito.
Migliore efficienza dell’IT
Lavorare nel caos e in un ambiente fuori controllo crea confusione e incertezze. Riuscire a pianificare e gestire i processi aziendali aiuta da affrontare proattivamente ed efficacemente le evoluzioni da intraprendere. Chi è coinvolto nella realizzazione di un Change, secondo un approccio standard e automatizzato, conosce come e quando agire in prospettiva del completamento del processo e ha ben chiari tutti gli attori coinvolti, i loro task, i loro ruoli.
Il Change Management non deve restare un’idea o una bellissima intenzione
Il processo, per funzionare e produrre i benefici attesi, alcuni di quali sopra citati, deve essere orchestrato da una soluzione che ne automatizzi le dinamiche.
Questa soluzione è rappresentata dal Service Management che dà origine, pianificazione e ordine al cambiamento e definisce ruoli, persone e risorse da coinvolgere affinchè il Change abbia la sua completa realizzazione.
Il Service Desk HelpdeskAdvanced di Pat Group gestisce il processo di Change nella logica del process automation, ossia nel disegno di un flusso automatizzato che definisce risorse, azioni, priorità, persone e tempistiche per governare il cambiamento e portalo a compimento.
L’automazione così processata va a controllare e monitorare gli impatti, le conseguenze e le evoluzioni che il Change possa scatenare una volta messo in produzione.
Giovedì 28 settembre organizzeremo un Webinar dal titolo : “Il processo del Service Desk che crea innovazione: il Change Management”.
Durante questo webinar parleremo delle metodologie e dei casi di successo che consentono una gestione del Change vincente, che minimizza l’impatto del processo sulle dinamiche aziendali e favorisce una serie di benefici per l’organizzazione e la sua evoluzione. Se sei interessato, iscriviti subito!